Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Helsingin Suomalainen Klubi ry Osoite: Kansakoulukuja 3, 00100 HELSINKI Puhelin: 09-586 8830
Sähköposti: sihteeri@klubi.fi

Yhteyshenkilö: Klubin sihteeri Inkeri Lohivesi 2. Käytössä olevat rekisterit

- Jäsenrekisteri – käyttö sihteerillä ja toiminnanjohtajalla – rajoitettu käyttö Klubimestareilla, johtokunnan jäsenillä ja harrasteryhmien vetäjillä.

- R80 – rekisteri kunniajäsenistä – käyttö sihteerillä ja toiminnanjohtajalla

- Avainrekisteri Klubirakennuksen toimijoista sekä niistä Klubin jäsenistä, joilla on avain

Klubin alahuoneeseen – käyttö Klubimestareilla

- Säilytyskaappirekisteri – klubimestareilla ja sihteerillä niistä jäsenistä, jotka ovat

vuokranneet oman säilytyskaapin yläkellarista

- Eri harrasteryhmien rekisterit yhteydenpitoon ja tiedottamiseen

3. Rekisteröidyt

Rekistereissä käsitellään Helsingin Suomalainen Klubi ry:n (”Klubi”) jäsenten ja sen entisten jäsenten (eronneiden ja kuolleiden), Klubin toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”) historiankirjoitusta silmällä pitäen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Klubin lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen (allekirjoitettu jäsenhakemus) täytäntöönpanoon.

Syntymäajan osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnus on rekisteröity niiltä jäseniltä, jotka ovat maanpuolustus- tai ammuntaharrastajia, jotta heidät voidaan helpommin ilmoittaa Klubin toimesta Suomen puolustusvoimien alueilla tapahtuviin harrasteisiin.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Klubin jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

- Rekisteröidyn katuosoite ja kotipaikka

- Rekisteröidyn sähköpostiosoite

- Rekisteröidyn puhelinnumero/puhelinnumerot

- Rekisteröidyn ammatti/työtehtävä

- Rekisteröidyn työpaikka (vain jäsenhakemuksessa – ei jäsenrekisterissä)

- Rekisteröidyn harrasteet

- Rekisteröidyn Klubilla saamat huomionosoitukset

- Rekisteröidyn sotilasarvo (vain jäsenhakemuksessa – ei jäsenrekisterissä)

- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

- Rekisteröidyn jäsennumero, salasana

- Rekisteröidyn syntymäaika ja -paikka

- Rekisteröidyn henkilötunnus (ammunta- ja maanpuolustusharrastajat)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä osoitetietojen ja kuoleman osalta Postin automaattisen päivityspalvelun kautta.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Klubin järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- ja luottamustehtäviensä hoitamiseksi tehtävien tarvitsemassa laajuudessa. Jokaisella pääsyyn oikeutetulla henkilöllä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Klubin ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani Avoine Oy voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti esim. jäsenluettelon tekijälle tarpeellisin osin.

9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Klubi voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity Klubin jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään, jotta jälkipolvet saavat historiatietoa Klubin toiminnasta sekä siksi, että jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15, maksamattomat jäsenmaksut).

10. Profilointi

Klubi voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröityjen profilointia joukkona lähinnä jäsenkyselyiden toteuttamiseksi, ikärakenteen analysoimiseksi tai harrasteryhmän kokoamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Klubin käsittelemät

henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaatia henkilötietojensa poistamista;

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin

henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä

perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Klubin oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Klubille. Klubi käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella,

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Klubi voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Klubi voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti am. osoitteeseen tai sähköpostitse Klubin sihteerille osoitteeseen sihteeri@klubi.fi.

Helsingin Suomalainen Klubi ry Klubin sihteeri
Kansakoulukuja 3
00100 HELSINKI

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.9.2022.

Avaa tietosuojaseloste tästä